Giao tiếp hành chính
Dưới đây là 6 bước cơ bản khi giải quyết 1 TTHC:
Bước 1. Cho biết thủ tục thuộc lĩnh vực nào & Luật nào điều chỉnh
Bước 2. Kiểm tra hiệu lực của văn bản luật (có bị sửa đổi, bổ sung, đính chính hoặc thay thế chưa)
Bước 3. Kiểm tra nguồn văn bản
Tuyệt đối không tải các biểu mẫu từ các trang tư vấn hướng dẫn trên mạng. Chỉ sử dụng các nguồn chính thống theo thứ tự:
1. Công báo https://congbao.chinhphu.vn/
2. Cổng Trung ương: https://vanban.chinhphu.vn/ https://vbpq.toaan.gov.vn/ https://tulieuvankien.dangcongsan.vn/
3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về VBQPPL: https://vbpl.vn/
4. Cổng chính thức của Bộ/Ngành/Địa phương.
5. Được phép linh động tra nội dung trên một số trang trình bày dạng text như thuvienphapluat.vn (vì các trang chính thống thường đăng ở dạng scan PDF nên khó tra cứu, copy/paste).
Bước 4. Trích xuất các điều khoản luật quy định về thẩm quyền tiếp nhận, hồ sơ, thủ tục.
Bước 5. Nắm bắt rõ về Ủy quyền: Thủ tục nào cấm ủy quyền, thủ tục nào không cấm ủy quyền và quy định cụ thể về ủy quyền (nếu có)).
Bước 6. Nắm bắt rõ về Quy định Một cửa: Trường hợp tiếp nhận, trả lại bổ sung, từ chối tiếp nhận, chậm trả kết quả thì cần ứng xử như nào).
Bước 7 (Cao cấp). Nắm bắt rõ về Quyết định công bố TTHC và mã TTHC mà mình sắp đi thực hiện.
Bước 8 (Cao cấp). Có thể căn chỉnh biểu mẫu theo chuẩn văn thư (đọc thêm Nhóm 2.1.3 bên dưới) nếu biểu mẫu từ nguồn chính thống nhưng trình bày không được đẹp mắt theo chuẩn quy định; cắt bỏ những nội dung chú thích không cần thiết v.v...
HỆ THỐNG VĂN BẢN ÁP DỤNG (Đầu 2XX)
2.1. Văn bản bắt buộc
2.1.1. Nhóm luật nền tảng
– Luật Ban hành văn bản (Điều 58.3) View
– Luật Tố tụng hành chính (Điều 3.1-4) View
2.1.2. Nhóm tương thích quốc tế
– Công ước Viên 1969 (Article 27, 42, 46-53 & pacta sunt servanda) View
– Luật Điều ước quốc tế (Điều 6) View
2.1.3. Nhóm hình thức trình bày
– Nghị định Văn thư PDF | Word
+ Mẫu Giấy giới thiệu: PDF | Word
2.1.4. Nhóm thủ tục giao tiếp
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao (tham khảo)
– Thông tư số 01/2020/TT-BTP Chứng thực bản sao (tham khảo)
– Nghị định số 111/2011/NĐ-CP CNLS, HPHLS (tham khảo)
– Thông tư số 01/2012/TT-BNG CNLS, HPHLS (tham khảo)
– Thông tư số 157/2016/TT-BTC: CNLS, HPHLS (tham khảo)
– Nghị định Một cửa View
– Thông tư Một cửa View
– Nghị định KSTT View
2.1.5. Nhóm pháp chế tuân thủ
– Luật Thanh tra View
– Luật Xử lý vi phạm hành chính View
– Nghị định XPVP Doanh nghiệp View
– Nghị định XPVP Thuế View
– Nghị định XPVP Kế toán View
– Nghị định XPVP Lao động View
– Nghị định XPVP PCCC View
– Nghị định XPVP Biển hiệu quảng cáo (Điều 48) View
...
Trong 05 nhóm trên, quan trọng nhất là Nhóm 1+2 và phần trình bày viết hoa của Nhóm 3, cần nắm chắc để tự tin áp dụng (nội dung này được nêu trong Điều 3 Quy chế Văn phòng).
Nhóm 3, 4, 5 là nhóm thứ cấp. Dưới đây cung cấp thêm thông tin cho Nhóm 3 (trình bày), Nhóm 4 (thủ tục).
2.2. Trình bày chính tả
Nghị định Văn thư (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) có 6 Phụ lục:
– Phụ lục I. Trình bày văn bản
– Phụ lục II. Viết hoa
– Phụ lục III. Mẫu văn bản
– Phụ lục IV. Mẫu quản lý văn bản
– Phụ lục V. Hồ sơ lưu trữ
– Phụ lục VI. Hệ thống điện tử
Các bạn quan tâm đến Phụ lục I và Phụ lục II.
2.3. TTHC
2.3.1. Nghị định TTHC (Một cửa) và Nghị định KSTT có 04 nội dung quan trọng:
Nguyên tắc Một cửa
1. Lấy sự hài lòng là thước đo
2. Kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện
3. Bảo đảm nhất quán, đồng bộ, công bằng; bình đẳng; không phân biệt đối xử
4. Không làm phát sinh chi phí
(NĐ 61/2018/NĐ-CP Điều 4 khoản 1, 3, 5)
Trách nhiệm Cơ quan
1. Hướng dẫn, giải thích, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về TTHC
2. Không tự đặt ra thủ tục, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật
3. Cấp giấy biên nhận hồ sơ
4. Nêu rõ lý do bằng văn bản trong trường hợp từ chối thực hiện hoặc có yêu cầu bổ sung giấy tờ
5. Giữ bí mật các thông tin cá nhân trong quá trình giải quyết
(NĐ KSTT 63/2010/NĐ-CP, Điều 18)
Nghiêm cấm hành vi
1. Cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân
2. Cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ
3. Từ chối thực hiện, kéo dài thời gian, tự ý yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ ngoài quy định mà không nêu rõ lý do bằng văn bản
4. Tiết lộ thông tin về hồ sơ tài liệu, bí mật cá nhân
5. Đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác
6. Ứng xử, giao tiếp không phù hợp với quy chế văn hóa công sở
7. Trực tiếp giao dịch, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua BPMC | NĐ 61/2018/NĐ-CP Đ5, KSTT 63/2010/NĐ-CP Đ6
8. Quảng cáo thương mại tại công sở; Hút thuốc lá, Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở (Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Điều 4)
9. Yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu quá 01 lần (Chỉ thị số 10/CT-TTg ngày 22/4/2019, mục 2.a)
10. Yêu cầu xuất trình, nộp, khai báo lại các thông tin, giấy tờ đã được số hóa (Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 14/3/2025, mục 1.b)
11. Nghĩa vụ của CBCC là phải "báo cáo người có thẩm quyền khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật trong cơ quan, tổ chức, đơn vị" (Luật CBCC Điều 9.2)
Quy định cá biệt
Ngoài ra tùy từng Bộ, Ngành, Địa phương có thể có thêm những quy định siết chặt khác, ví dụ Hà Nội:
1. Chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 24/4/2018 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội: Chủ tịch UBND cấp huyện, Giám đốc, thủ trưởng sở, ban, ngành thuộc Thành phố phải niêm yết số điện thoại di động tại trụ sở
2. Chỉ thị số 01/CT-UBND ngày 10/3/2025 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội: cá thể hoá trách nhiệm người đứng đầu trong để xảy ra chậm trễ thủ tục hành chính
2.3.2. Mã Hồ sơ
Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, Thông tư số 01/2018/TT-VPCP và Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT, cấu trúc mã có định dạng: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX (20 ký tự và 3 dấu chấm và 2 dấu gạch),
Trong đó:
- V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2: Mã định danh của cơ quan tiếp nhận (10 ký tự)
- YYMMDD: Ngày tiếp nhận hồ sơ (06 ký tự số)
- XXXX: Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày (04 ký tự số)
VD: H26.14.4.10-240626-0012 trên Giấy tiếp nhận của UBND quận Hà Tây thủ tục đăng ký biến động QSDĐ là không đúng cấu trúc. Trên giấy không thể hiện rõ ràng tên cơ quan tiếp nhận (không được ghi tắt là "Chi nhánh Văn phòng quận Hà Tây"). Mã hồ sơ đúng sẽ có cấu trúc như sau: 000.00.00.H26-240626-0012 (tổng cộng 20 ký tự) không phải H26.14.4.10-240626-0012 (18 ký tự).
2.3.3. Mã TTHC
Một TTHC có thể không cần có mã số ký hiệu (gọi tắt là Mã), nhưng một khi đã có Mã TTHC thì dứt khoát đó là một TTHC. Mã TTHC ban hành kèm theo Quyết định công bố TTHC tại Điều 15 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.
2.3.4. Phiếu TTHC
Một TTHC khi đã có Mã, và thậm chí không cần Mã, đều cần được thực hiện đúng quy định trong việc tiếp nhận. Mẫu Phiếu trong việc tiếp nhận:
+ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 TT01) PDF | Word
+ Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 TT01) PDF | Word
+ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03 TT01) PDF | Word
+ Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Mẫu số 04 TT01) PDF | Word
+ Phiếu đánh giá (Văn phòng Bộ/UBND cấp tỉnh xây dựng)
Các Phiếu đánh giá, Phiếu bổ sung, Phiếu từ chối và Phiếu xin lỗi hẹn lại được đặt đủ trên 4 bàn: Bàn viết hồ sơ dành cho tổ chức cá nhân; Bàn làm việc của công chức, bàn tiếp đón và bàn trả kết quả theo quy định của TT 01/2018/TT-VPCP (Điều 12.2).
2.4. KSTT
Có 16 điểm áp dụng đối với CV3, CV4 (Nâng cao).
